Home > Blog > Das POS-System muss passen!
Das POS-System muss passen!

Das POS-System muss passen!

Neben den Verkaufszahlen hat ein Unternehmer viele wichtige Aufgaben, um die er sich in seinem Betrieb kümmern muss. Um keine böse Überraschung bei der Steuererklärung zu erhalten ist es dringend notwendig, dass die Tagesabrechnungen und sonstige Papiere in Ordnung gehalten werden.

Auf das richtige POS-System kommt es an!

Abrechnungssysteme können sich für einen Laien als äußerst kompliziert darstellen. Wenn man die Grundprinzipien eines Systemes verstanden hat, fällt der Umgang damit und die Organisation der anfallenden Papiere und Rechnungen allerdings tatsächlich leicht. Auf das passende System kommt es an.

Gute Einnahmen schützen vor falscher Abrechnung nicht

Jeder Pizza Unternehmer bezweckt möglichst hohe Verkaufszahlen, doch mit diesen Zahlen entsteht auch eine Menge an Daten, die es gilt korrekt zu verwalten. Wenn Sie als Unternehmer alle Abrechnungsdaten erst bei Ihrer Steuererklärung am Jahresende abgleichen, werden Sie oftmals Unstimmigkeiten feststellen, die Sie im Nachhinein kaum mehr korrigieren können. Die Korrektur dieser kann viele Stunden beanspruchen. Doch wie können Sie als Pizza Betreiber dafür sorgen, dass Ihr Abrechnungssystem einen vollständigen, korrekten Bericht wiedergibt, den Sie lückenlos nachvollziehen können? Begutachten Sie Ihr POS-System!

Ihr POS-System, der Mittelpunkt des Geschehens

Ihr Point-of-Service-System, in der Kurzform auch POS-System oder POS genannt, ist der Dreh- und Angelpunkt, während des gesamten Bestell- und Abrechnungsvorgangs in Ihrem Pizza Betrieb. Um Diskrepanzen zwischen Ihrem POS System und den Steuerunterlagen bei einer Rechnungsprüfung zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass die täglichen Kalkulationen, die von Ihrem POS System festgehalten werden, den tatsächlichen betrieblichen Aktivitäten Ihres Pizza Betriebes entsprechen. Alle POS Einträge müssen vor Ladenschluss geprüft, Fehler und Änderungen erkannt, zusammengetragen und korrigiert werden. Wenn Sie auf diese Weise täglich vorgehen und sicherstellen, dass alle Daten am Ende jedes Arbeitstages korrekt erfasst werden, dann dürfen Sie beruhigt davon ausgehen, dass Sie am Ende des Jahres bei der Steuererklärung keine bösen Überraschungen mehr erleben!

Eine gut geführtes POS-System ist die halbe Miete

  • Ihr POS-System sollte die elektronischen Daten möglichst genau erfassen, so dass immer nachvollziehbar ist, welche Person wann Zugriff darauf hatte. Es muss transparent sein, ob und welche Daten wann manipuliert wurden oder wenn sich Unbefugte Zugang verschafft haben.
  • Ihr POS-System stellt die originale Quelle Ihrer Verkaufszahlen dar. Sie dienen Ihnen nicht nur als Nachweis bei Ihrer Steuererklärung, sondern als Grundlage für Ihre Bonität bei einer Kreditaufnahme oder dem Verkauf Ihres Pizza Betriebes. Die Integrität dieser Daten muss die oberste Priorität haben.
  • Mit einem gut geführten POS-System haben Sie alle Ihre Zahlen korrekt im Blick. Damit verhindern Sie auch unnötige Peinlichkeiten, die entstehen, wenn Sie Ihre eigenen Daten nicht nachvollziehen können. Gerade während eines Audits oder bei einer Verhandlung mit einem potenziellen Käufer, wird Ihre Nachlässigkeit Ihre Reputation negativ belasten.
  • Da Ihre Verkaufszahlen weitere Zahlen und Entscheidungen ihres Geschäfts beeinflusst, müssen Sie gewährleisten, dass Sie akkurate Zahlen verwenden. Erstellen Sie regelmäßig Sicherheitskopien für den Zugriff bei einem Hardwareausfall Ihres POS-Systems oder um eine softwaretechnische Manipulation zu reparieren.
  • Legen Sie Wert auf einen kontrollierten Zugang und begrenzen Sie die Befugnis für wenige Personen, Daten nach Ladenschluss zu ändern. Machen Sie auch bei Führungskräften keine Ausnahme. So sind Ihre Daten transparent und nachprüfbar.
  • Erstellen Sie Monatsübersichten. Errichten Sie ein System, dass aktuelle Daten exportiert, die Sie zu späteren Zeitpunkten aufrufen können, um monatliche Auswertungen zu erhalten und um die Statistik Ihrer Geschäftszahlen zu verfolgen.

Mit dieser vorausschauenden Vorgehensweise könne Sie jederzeit die Rentabilität und das Eigenkapital Ihrer Pizzeria auswerten und sich den Stress am Jahresende bei der Steuererklärung sparen!

 

Bildquelle: fotolia 106757360, Urheber kingmarron

Jetzt einen Kommentar zum Thema schreiben